Distance is not a problem – eller er det?

31. oktober 2013 10:55 Erhverv ,

I september 2013 lavede KMD en undersøgelse, der viser at kommunerne kan spare mange, mange penge ved at ændre deres mødekultur. Blandt ændringerne er at man skal indføre bedre mødeledelse, at det kun er dem, det har relevans for, der deltager på møderne og at der afholdes flere digitale møder, så man sparer på tid og omkostninger til transport. Sidstnævnte er relevant for mange virksomheder, da der er mange penge at spare. Men hvornår er det nødvendigt at mødes face2face og hvornår fungerer det fint at tage møderne digitalt? Og passer flosklen ”distance is not a problem”?

Hold effektive, digitale møder

Først og fremmest – hvad er definitionen på et digitalt møde? Et digitalt møde er, hvor en eller flere mødedeltagere deltager i mødet på distancen, fx via Skype, videokonference eller telefon. Den afgørende forskel fra et møde på distancen til et møde ansigt til ansigt er, at man ikke sidder sammen i et mødelokale og derfor kan man ikke fornemme stemninger mellem mennesker og læse hinandens kropssprog og alt det, vi siger mellem linjerne.

Min oplevelse er, at der er nogle typer informationer, der passer godt til møder på distancen, men at andre informationer helst skal håndteres ansigt til ansigt. Generelt set jo mere simpel og envejs kommunikationen er, jo nemmere er det at afholde mødet via skype, videokonference eller telefon. Er det fx et møde, hvor en projektleder skal give en kort status på opgaver i et projekt, vil det fungere fint på distancen. Hvis der til gengæld skal træffes store beslutninger eller informeres om komplekse ting, kan det være svært at gøre det på distancen. I sådanne tilfælde vil man have gavn af, at kunne se hinanden i øjnene, tegne i fællesskab på en tavle eller lignende. På den måde sikrer man at alle mødedeltagere har fanget den komplekse information. Dog hjælper det en del, hvis man bruger videokonference eller Skype, der giver mulighed for at man viser en Power Point præsentation og deler skærm. Hvis der skal diskuteres følsomme emner vil jeg altid anbefale, at man holder dem ansigt til ansigt, da det her er helt afgørende at man kan læse kropssprog og mellem linjerne i sproget. Desuden er det ikke sjovt, hvis forbindelsen ryger midt i en alvorlig snak – så er distance pludselig et stort problem.

Når I afholder et møde på distancen er det altid vigtigt at have en klar agenda og en mødeleder, der hele tiden fortæller alle deltager, hvor langt I er på agenden. Når man ikke sidder ved siden af hinanden fysisk kan man nemmere komme til at tale forbi hinanden og komme i tvivl om, hvilket punkt man er ved. Med disse tips og betragtninger in mente, kan I roligt kaste jer ud i at afholde flere digitale møder og se, hvad det virker bedst for jer.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *